働き方

仕事の効率化!誰でも5分で出来る超簡単な仕事の優先順位のつけ方

Priority

サラリーマンをしていると、やることが多過ぎて何から手をつければ良いかがわからなくなる時がありませんか?

売上が上がりそうな生産性のあるユーザーからのお願い事であったり、期限を守らないとユーザーからの信頼性を失いそうな大事な仕事を早く終わらせたいと思っているのに、上司から業績に繋がるのかどうかが疑わしい社内事を急かされることもありますよね。

やることが多過ぎて何から手をつけていいかわからない、やることの整理がつけられずにどうでもいい(と言ったらダメですね)仕事から着手し、期限が迫っている大事な仕事の約束を守れない。誰しもそんな時があります。

僕自身も若手社員だったころは、期限が守れずにいつも怒られていました。周りの先輩の中にも守れていない人が多かったので「そういうものなのか」といつからか思うようになってしまいましたが、それは絶対に違うと気付いて自分なりに考えた結果、僕なりのやり方を見つけました。

それは「今日はやらないこと」を割り切って決めてしまうということです。

「今日は絶対にこれはやらない!」と決めると、自ずと「今日はこれしかやらない」とやることを明確に、ピンポイントで意識することができるようになります。

いろいろなことを頭の中でごちゃごちゃ考えていると、仕事の効率がすごく悪いことがわかりました。もちろん期限も考えた上で優先順位をつけますので、約束を守ることもできます。

そんなあなたのために本記事では、15年サラリーマンをしている僕がいつも使っている「仕事の優先順位のつけ方」を紹介してみようと思います。

期限を守れなかった僕が、実際に期限を守れるようになりましたし、仕事の効率化も図れて今やほぼ残業をしないくらいになりました。

やることが整理できなくてもどかしいし、残業までするハメになって毎日がしんどいと思っているのであれば、ぜひ本記事を読んで頂いて仕事に気持ちよく取り組み、残業を減らしてプライベートも充実するための参考にしてみてください。

仕事を効率的にする優先順位のつけ方

先にも書きましたが、仕事の優先順位をつけるということは、「今日は絶対にやらないこと」と「今日はこれしかやらないこと」を区別することになりますので、それをやっていきますが、最初に大事なことを言っておきます。

優先順位をつけることに絶対に時間をかけないでください。

僕が紹介する優先順位のつけ方は超簡単なのがミソです。仕事の効率化を図ることが目的なのに、これ自体に時間を割いてしまっては本末転倒です。

だからシンプルにいきましょう。こんなところで時間を使ってはいけません。これだけは覚えておいてくださいね。 

仕事の優先順位はたったの3つに分けるだけでいい

さて、どうやって優先順位をつけるかですが難しく考える必要はありません。

やるべき仕事はたったの3つに分けるだけでいいんです。  

  1. 今日やるべきこと
  2. 今日やらなくてもいいけど、期限があること
  3. いつでもいいこと

たったこれだけです。これなら簡単じゃないですか?

②と③については記憶から消すくらいの勢いで、一切考えることをやめましょう。そうすることで①の今日(今)やるべきことだけを考えられます。

15年間サラリーマンをやっていて感じるのは「これだけしかやらない!」と決めた時の集中力は計り知れないということ。仕事のスピード感と判断力が全然違います。

疲れている時にやると全然やり方がわからないと思っていたことが、翌日にやってみるとすんなり解決することってありませんか?

それはいろんなことを考え過ぎていて疲れているから思考能力が低下して解決できなかったのでしょう。反対に翌日に再度チャレンジする時は「よし、やるぞ!」とその仕事1つに集中しているから解決できたのでしょう。

とにかく頭が重たい時は普段できることですら出来が悪くなるし、頭がすっきりしている時は出来なかったことでも出来るようになるものです。

「今日は絶対にやらない!」「今日はこれだけしかやらない!」と決めると、頭をすっきりさせて仕事に取り組めることになり、最高のパフォーマンスが発揮できるようになるんです。

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優先順位を書くのは「メモ帳」で良い

Windowsで言うなら「メモ帳」で大丈夫です。Macなら「メモ」や「テキストエディタ」で大丈夫です。

ちなみに僕の場合はこんな感じです。

やることリスト

上の画像でAは今日やるべきこと、Bは今日じゃなくてもいいけど期限があること、Cはいつでもいいこと、と分けています。

「今日やるべきこと」などの言葉を使うことすらわずらわしいので、AとかBとかっていう表現にしてしまっています。

これは自分だけが見るものですから、体裁も整える必要はありません。自分がわかる言葉で時間をかけずに端的に書いておきましょう。

そして改めて言っておきますが、絶対に時間をかけないでくださいね。

変な作り込みとか必要ありません。メモ帳でさくっと書くだけでいいんです。Excelとかでキレイに作る必要はありません。最近の風潮で「何かあった時のために詳細がわかるように残しておいた方がいい」と思ってしまうようなところがありそうですが、絶対に必要ありません。なぜならただの自分用のメモですから。

ちなみになぜノートに書くのではなくパソコンで書くのかというと、僕の場合はいつもパソコンを使って仕事をしているからです。

パソコン上にメモを残しておくことで、わざわざノートを開かなくて済むからです。

あと、パソコン上で書いておくと絶対に無くしません。ディスクが壊れて起動できなくなるようなことでもなければ、まず大丈夫です。

少し話が逸れますが若い人の場合は、メモを書いた場所であったり、そもそもメモを書いた記憶自体を忘れているのをよく目にします。そんな場合にも有効です。

パソコンを使わない仕事をしている人もいると思います。その場合は「やることノート」を作ると良いと思います。いろんなところに書いてしまうと、どこ行ったかわからなくなってメモを探すことに時間をかけてしまうことになりますからね。  

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優先順位をつけたらあとは「今日やること」をやるだけ

優先順位をつけ終わったら、「今日やること」をやっていきましょう。

「今日でなくてもいいけど期限があること」や「いつでもいいこと」は考えないようにしましょう。それはすなわち「今日は絶対にやらないこと」になります。

ちゃんとメモに書いたので「今やらなくて良いこと」は安心して忘れてしまってください。1つのことが終わったら、また優先順位のメモを見て次にやることを確認するという流れを作ってしまえば、他のやるべきことをすぐに思い出せるので心配する必要はありません。

こうすることで、今やっている仕事にだけ集中できるので仕事が効率的に進められます。

1つ目の仕事が終わったら、改めてメモを開いて消しましょう。そして2つ目の仕事に取り掛かりましょう。あとは、これを繰り返すだけです。

新たな仕事が入った場合は、このメモに追記しましょう。追記は作った時と同じようにさくっと書き込みましょう。

最後に

最近のサラリーマンは多忙です。本当に多忙です。なぜなら世の中がトラブルにシビアになり過ぎて「念の為にやる」仕事が増えているからです。

これからも仕事はどんどん増えていくことでしょうから、仕事の優先順位をつけるという考え方は絶対に身につけておくべきだと僕は考えます。

やるべきことを頭で記憶しているだけではダメです。必ず目に見えるように文字にして書き出すことが頭をすっきりと整理させるコツです。

最後に補足をして終わりたいと思いますが、ここで紹介したやり方は優先順位の区別を付けられる前提になっています。

もしそれ自体がわからないのであれば、指示を出した上司や依頼をしてきたユーザーに「いつまでに終わらせればいいですか?」と聞いてみてください。

そうすると急ぐかどうかがわかると思います。

よかったら、ぜひ参考にしてみてください。

仕事で悩んだ時はビジネス本を読んでみよう

仕事のやり方は本を読んで学んでみるのも1つの手です。こういったビジネス本を読むことで悩みを解決できるだけでなく、自己啓発にもなりモチベーションも上がりますので、仕事に悩んだ時はぜひ本を手に取って読んでみてください。

僕も本を読むようになってから、仕事に対する考え方だけではなく人生観そのものが変わりました。

本は「出来る人」が正解を教えてくれています。世の中に存在する正解は悩まずにすぐに身につけるのが吉ですよ。悩む時間が勿体ないので。

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