課長への昇進試験で実施したインバスケットについて、備忘録的に覚えていることを書いてみようと思う。
まず、インバスケットは意思決定、グループ討議、部下面談演習、方針立案の4つの演習からなる。
- 意思決定
- グループ討議
- 部下面談演習
- 方針立案
本記事ではこの4つについての体験を書いていくことにする。
ちなみにこの4つの演習は1日で全て実施。
意思決定
意思決定は、自分がある企業に務めているという背景のもとで実施していく。過去問をいくつかやってみたが、背景のパターンは大体同じで「急遽1つ上の役職の人の後任になる」といったものが多い。前任の未着手案件の対応が必要であるが、翌日からは海外研修で海外に発つため、自身で対応することは難しいというシチュエーションの中、2時間程で未着手案件をどう対応するかという場合がほとんど。
もう少し具体的に言うと、前任が対応出来ていないメール（15通〜20通）に制限時間内で回答をするというもの。メールの内容は、単なる部下の愚痴から自社の方針に関わるもの、顧客からのクレームなど。それらのメールに対して如何に的確な回答・指示が出来るか、である。
コツとしては重要度と緊急度を意識しどの案件（メール）を優先するかを考えること。重要度や緊急度が高いものから優先する。噂によると重要度や緊急度が低いものは回答をしなくても大きな原点にはならないらしい（真偽は不明）また、どの案件の対応を優先したかを試験官に見られているらしい。
それに加えて返信するメールの内容にも得点につながるポイントがたくさんある。もう忘れてしまったけど、具体的な指示が出来ているか、誠意を見せられているか、など。
対策はひたすら過去問をときまくるだけ（だと思う）。正解がないものなので、筆者は「どれだけ普段の業務経験を活かせるかが勝負」と解釈をして気楽に挑んでしまった（あまり根を詰めてやっても意味がないだろうと…）
ただし、今思えば過去問をやりまくって優先度の見極めるコツや、時間配分のコツをもっと身体に染み込ませておくべきだったとちょっと後悔をしている。
グループ討議
こちらは受講者と協力して練習をしていたが、筆者の最も苦手なところである。何と言っても協調性のない性格なので。
グループ討議ではファシリテーター・書記・タイムキーパーの3つのポジションがあり、それぞれの役目は以下になる。
| ファシリテーター | 進行役 |
| 書記 | まとめ役 |
| タイムキーパー | 時間管理役 |
ファシリテーターは場の進行役。グループ討議開始後、最初に口を開いた人がなりがちなポジションである。ファシリテーターをすることで積極性や場をうまく回す力などを評価されるので、積極的な性格の人は進んでやろうとするように感じた。
書記とは全員の発言をまとめる係で要所要所でその時点での場に出た意見をまとめて伝えるポジションである（だと筆者は解釈している）必然的に発言が増える＆情報整理のスキルをアピールできるといったメリットがある。
タイムキーパーは言葉の通り時間管理役。各メンバーの主張に何分、討論に何分、残り何分でまとめに入るかなどを管理していく。上記3つのポジションの中で一番楽だと思われがちだが、最後にきれいに話をまとめて終われるようにタイムコントロールを担うわけなので、意外と緊張感のあるポジションではある。
グループ討議のコツには以下のようなものがあった。
- 積極的に発言をすること
- メンバーを否定しないこと
- どんな状況であっても必ず自分をアピールすること
- 序盤は場を荒らしても良いので斬新な意見を言うこと
- 終盤は場を荒らさずまとめに入る姿勢で発言すること
初めてやるときに陥りがちなのは、例えばよくあるテーマで「自分の部下を推薦する」という討議があって、自分の部下より他人の部下の方が明らかに優秀な場合に自分の部下のアピールを諦めてしまうこと。どんなに不利な状況でも自分のアピールをしないのはNGだと思われる。
部下面談演習
ここが一番絶望を感じたところ…。
最初は何も学ばずに練習に挑んだらとんでもない結果であった。
自分が上司という立場でどんな立ち回りをすれば良いのかわからず、延々と自分が話し続けて終わるという展開に（絶対ダメなやつです）
部下面談演習で抑えるポイントは以下と思われる。
- 基本的には部下に話してもらうこと
- 部下を否定をしないこと
- アイスブレイクを活用すること
もう忘れたけどこんな感じだったと思う。
このあたりを学ぶにあたり「インバスケット演習と面接演習の実践」という書籍がとても役に立った。部下面談はマジで悩んだのでこの書籍を読んでみたけど、まさに悩んでいることが書かれていたので、個人的には非常に良い書籍だと思う。
方針立案
意思決定の延長。意思決定と同じ背景がある中、自社の事業拡大に向けた立案（論文）を作る。
コツは意思決定を進めながら方針立案のネタ探しもしておくという感じ。
こちらについても事前対策は過去問をひたすらやること。あとは日頃からニュースや書籍などで時事ネタに触れておくこと。
ありがちな立案内容としてはITの活用がある（ECサイトの開設、オンラインサービス、IT企業との提携、最近はコロナ対策としてのリモート◯◯など）
まとめ
今思えば、インバスケットの対策としてはやっぱりひたすら繰り返し過去問を練習しまくるということになると思う。正解がないわけなので、いくら練習をしてもその結果の良し悪しがわからないということで、筆者は適当に終わらせてしまったけど、繰り返し練習をすることで各演習をスムーズに対処できるようになるのではないかと思う。
インバスケットは限られた時間の中で4つの演習を終わらせないといけないわけなので、時間との戦いになる。それにいくら考えても手応えを感じにくいということで、気をつけておかないと1つの対処に長時間かけてしまうなんてことも。そういった失敗をしないためにも繰り返しの練習で時間配分を理解しておくと良いと思う。
