働き方

仕事での会話のレベルを上げるコツを紹介します

仕事の会話

仕事をしていると、若手社員とその上司の会話をよく耳にするのですが、いつも思うことがあります。

 

会話が噛み合っていない。

 

上司の質問に対して、若手社員の回答がチンプンカンプンなのです。もはや答えになっていない言葉を発していたりします。

若手社員がこうなることが多いのですが、いい歳こいたおっさんでも結構あります。

そういう僕自信も、昔はよくありました。

会話が噛み合わず、先輩や上司がイライラしているんじゃないかと気にせずにはいられなかった。それがストレスになっていたり、話すことが億劫になって仕事の足枷になっていたりもしていました。

しかし、そうならないように注意することを心掛けることで、今ではそんなことは、ほぼなくなったと思っています。

なぜそんなことになるのか、どうすれば改善できるのか、僕の十数年のサラリーマン生活を経て学んだことを紹介してみたいと思います。

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なぜ会話が噛み合わないのか

若かりし頃に感じていたのは、以下のようなことでした。

  • 何を答えればいいかがわからない
  • 質問の内容が理解できない

こうなると、「あ〜、えーっと」が第一声です。もどかしくて仕方がない。

そして、絞り出した答えは的外れで、自分でも何を言っているのかわからない。

その原因とは何か。

勝手に質問を難しくしている

よくある原因の一つはこれだと思ってます。

すごく難しいことを聞かれているんじゃないか、という感覚に陥っていませんか?

簡単な質問をしているだけなのに、いきなりすごく複雑な状況説明をし始める人がいるんです。

あとに述べますが、答えは端的であるのが1番だと思います。

聞いた言葉をストレートに受け入れ、単純にその言葉に対して答える。

僕はそれを心掛けています。

知識と経験不足

これは、若手社員にありがちです。

知識や経験が足りないことは、もはやどうしようもありません。

ひたすら仕事をして、身に付けていくしかないと思います。

だからといって、今すぐには無理と諦める必要はありません。

改善策は、次の「話を具体的にする」にて。

改善方法

これまでのサラリーマン生活で、僕なりに見出した方法は以下です。

  • 話を具体的にする
  • イエス、ノーで答える
  • 完璧な回答をしようとしない
  • 事実と推測の区別をつける

話を具体的にする

上にあげた会話が噛み合わない理由は、これでほぼ解決すると思っています。

やることは簡単です。

 

わからないことは必ず確認する

 

これだけのことです。とはいえ、これがなかなかできないんですけどね。

例えば、何を答えればいいのかわからない場合、質問の内容を自分なりにまとめて、復唱すればいいと思います。

 

「質問は、〇〇ということでよかったですか?」

とか

「〇〇の話ですか?」

 ※言葉使いはケースバイケースでお願いします。

 

最初にお互いの話す目的を意識合わせしておくと、会話の方向性がぶれなくていいと思います。

さんざん話したあげく、「いや、そういうことじゃなくて…」と、質問の意味の説明に戻ると、嫌気が差してまともな会話になりません。それでは実のある会話は期待できそうにないですよね。

 

若手社員の人達にわかって欲しいことがあります。

 

たとえ上司や先輩が忙しそうでも、イライラしてそうでも、わからないことは確認する癖をつけてください。

 

話かけるのが嫌だなぁと思うことかと思いますが、その場合は気持ちの整理として、こう思えばいいと思います。

 

わからないことを聞いて悪いわけがない。わからないままにしておくより100倍マシ。

 

忙しいからとか、イライラしているからと言った理由で、質問されることを煙たがるような、上司や先輩は人としておかしいんです。上司と部下、先輩と後輩という関係である前に、人と人という関係であることを忘れてはいけません。

これで、知識や経験の乏しさをフォローできるし、成長に繋がっていくと考えています。

イエス、ノーで答える

どんな質問でも、第一声はイエス、ノーで答える努力をしています。これを心掛けることで、端的で無駄のない会話になると思います。

ほんとに、イエス!ノー!はい!いいえ!、というわけでないですよ。

長く話さずに、まずは一言で返事をしよう、ということです。

 

例えば

「あの件は、どうなってる?」というような状況確認の質問をされたとします。

 

「終わってます!」

「今日中には終わります!」

「終わっていません!」

「今はわかりません!」

 

第一声の言葉なので、こんな感じでいいと思います。

人間、いい返事ができるときは、わりとはっきりした言葉を返せるものですが、いい返事ができないときに、はっきりしないよくわからない言葉を返すものだと僕は思っています。

いい返事ができない時でも、終わっていないなら「終わっていない」、わからないなら「わからない」と、はっきりと言い切るような返事をするべきだと、僕は思います。

一番ひどいと思うのは、質問に答えずに、冒頭から言い訳のような状況説明をしてしまうことです。質問者が求めていないような説明をしてしまうので、話が無駄に長くなります。

ほとんどの会話は、イエスかノーで答えれるので心掛けてみてください。

それで会話が終われることもありますし、終われなかった時に、その理由や状況を説明すればいいと思いますよ。

完璧な回答をしようとしない

人間、完璧を求めたくなるのかもしれません。しかしながら、完璧なんてものは存在しないわけで。

いくら求めても完璧は手に入らないんです。

僕がよく思うのは、完璧を求める人は、完璧な計画がなければ動かない、ということ。言い換えると失敗のリスクがゼロにならなければ実行しない。

完璧はありませんので、いつまでも重い腰が上がらす、結局何もしないということになります。

したがって、僕の考え方はこうです。

 

何事も手探りで良い。まずは、やれることからやる。

 

会話の話でいうと、知っている情報を全て話したくなるのを我慢しましょう、ということになる。

重複しますが、質問者が求めていないことを話すのは、場合によっては迷惑になります。

時間を無駄にする分、忙しさに拍車をかけることになるので、それこそ上司や先輩の機嫌が悪くなってしまいますよ。

わかっていることだけをしっかりと伝える、わからなければ、わからないことをしっかり伝える。

シンプル イズ ベストです。

事実と推測の区別をつける

これは若手社員だけではなく、中堅おっさん社員でもよく見かけます。

これが出来ていない会話では、結論を出すことができません。

この手の会話は、問題点についての対策を練る場面でよく耳にします。

事実として起きたことは、なかったことにはできないんです。その状況の中どうしていくかを考える。

今の状況だと、こんなことが起きる可能性がある、と言いたいところを区別をつけていないものだから、さも既に起こっているかのように伝えてしまう。

実際に起こってもいないことへの確認をしたり、対策を考えようものなら、これもまた時間の無駄になるわけです。

しっかりと区別をつけることで、話が明確に、単純化されるので、ぜひ身につけたいトークスキルの一つとなります。

 


 

いかがだったでしょうか。しっかりとした会話をすることは、仕事の効率化にもつながりますし、これさえできれば、はっきり言って怖いものなど何もありません。

経験したことがない仕事は、若手社員だけに限らず、ベテラン社員でも日常茶飯事で直面します。

ベテラン社員の人たちはこうしたスキルを持って、次々に立ちはだかる問題を解決していくわけです。

新入社員・若手社員の皆さん、早い段階でしっかりと会話ができれば、必ず上司から優秀と判断されます。

そうなると扱い方が変わってくるので、仕事がしやすい環境になっていくと思います。

最初は仕事のスキルがないので、身体一つでの勝負になります。そんな時にトークスキルは強力な武器になることは間違いないと、僕は考えています。

 

ABOUT ME
Taka
30代/既婚/娘1人/夢は脱サラ。人生のキーワードはNRP(悔いのない人生)です(造語)納得がいく人生を送れるように日々試行錯誤しています。仕事、育児、ブログなど幅広いジャンルで記事を書いています。最近は1に育児、2にブログ、3に仕事というライフバランスです。